Main tasks and functions of the department

Head of the Academic Department:

• exercises general management and control over the work of the department staff, distributes duties among them, monitors the performance of these duties, and ensures proper labor discipline;
• plans the work of the department and monitors the implementation of these plans;
• organizes and monitors the implementation of regulatory legal acts of the Ministry of Education and Science of Ukraine regarding the organization of the educational process and documentation management;
• prepares materials at the direction of the rector and the vice-rector for scientific and pedagogical work for discussion at meetings of the rectorate or the Academic Council of the university;
• participates in conducting scheduled inspections of the academic work of departments and faculties;
• performs other functions provided for by current legislation and regulatory legal acts of the university.

Керівник навчального відділу:

• здійснює загальне керівництво і контроль за роботою працівників відділу, розподіляє обов’язки між ними, контролює виконання цих обов’язків, забезпечує належну трудову дисципліну;
• планує роботу відділу та здійснює контроль за виконанням цих планів;
• організовує і контролює виконання нормативно-правових актів Міністерства освіти і науки України щодо організації освітнього процесу, ведення документації;
• готує матеріали за вказівкою ректора та проректора з науково-педагогічної роботи для обговорення на засіданнях ректорату або Вченої ради університету;
• бере участь у проведенні планових перевірок навчальної роботи кафедр та факультетів;
• виконує інші функції передбачені чинним законодавством та нормативно-правовими актами університету.

Tasks of the Academic Department

• Implementation of innovative models for organizing the educational process, aimed at integrating the University into the European Higher Education Area.
• Planning and organization of classroom work for participants in the educational process.
• Organization of and direct participation in the systematic monitoring of the educational process at the university.
• Providing proposals for long-term and operational university work plans regarding the improvement of the organization of the educational process.
• Creating conditions for the optimization of the educational process and the implementation of educational programs in accordance with the requirements of legislative and regulatory acts in the field of education.
• Organization and supervision of the work of examination and qualification commissions for the certification of higher education students.
• Organization of work regarding the processing of orders for the production of student IDs and higher education documents.
• Organization of class attendance and monitoring of their conduct.
• Organization of inspections regarding the readiness of university departments for the new academic year.
• Preparation of class schedules and credit-examination sessions for higher education students.
• Organization of the University's educational activities in accordance with the regulatory legal acts of Ukraine, the University Charter, and Internal Regulations.

Завдання навчального відділу

• Впровадження інноваційних моделей організації освітнього процесу, які спрямовані на інтеграцію Університету в Європейський простір вищої освіти.
• Планування та організація аудиторної роботи учасників освітнього процесу.
• Організація та безпосередня участь у здійсненні систематичного контролю освітнього процесу в університеті.
• Надання пропозицій до перспективних та оперативних планів роботи університету стосовно вдосконалення організації освітнього процесу.
• Створення умов для оптимізації освітнього процесу та реалізації освітніх програм відповідно до вимог законодавчих і нормативних актів у сфері освіти.
• Організація та контроль роботи екзаменаційних та кваліфікаційних комісій з проведення атестації здобувачів вищої освіти.
• Організація роботи щодо оформлення замовлень на виготовлення студентських квитків та документів про вищу освіту.
• Організація відвідувань навчальних занять та контроль за їх проведенням.
• Організація проведення перевірок стану готовності кафедр університету до нового навчального року.
• Складання розкладу занять та заліково-екзаменаційних сесій здобувачів вищої освіти.
• Здійснення організації освітньої діяльності Університету, відповідно до нормативно-правових актів України та Статуту Університету, Правил внутрішнього розпорядку.

Functions of the Academic Department

• Monitoring the educational process at the University.
• Organization and conduct of seminars and trainings on the implementation of innovative teaching methods, interactive and distance technologies in the educational process.
• Preparation of educational process schedules, class schedules, credit-examination sessions, certification exams, and qualification work defenses, and monitoring their implementation.
• Conducting knowledge assessment tests for higher education students (rector's control works).
• Summarizing the results of credit-examination sessions and graduate certification, and preparing relevant draft rector's orders.
• Preparation of materials for consideration at meetings of the Rectorate and the Academic Council of the University regarding the organization of educational activities.
• Calculation of the staffing levels of scientific and pedagogical staff, adjustment and preparation of relevant draft orders.
• Organization and control of preparations for the beginning and end of the academic year (semester) for faculties, departments, and other units that support the educational process.
• Filling out academic transcripts and issuing them upon requests from individuals, enterprises, organizations, and institutions.
• Organization and formation of orders for the production of student ID cards based on the results of admission to the university, in case of loss, damage, change of surname, errors in personal data, etc.
• Coordination of the rational use of educational facilities.

Функції навчального відділу

• Моніторинг навчального процесу в Університеті.
• Організація та проведення семінарів та тренінгів з питань впровадження в освітній процес інноваційних методик навчання, інтерактивних та дистанційних технологій.
• Складання графіків освітнього процесу, розкладів навчальних занять, заліково-екзаменаційних сесій, атестаційних екзаменів та захистів кваліфікаційних робіт, контроль за їх виконанням.
• Проведення контрольних зрізів знань здобувачів вищої освіти (ректорські контрольні роботи).
• Узагальнення результатів заліково-екзаменаційних сесій та атестації випускників, підготовка відповідних проектів наказів ректора.
• Підготовка матеріалів для розгляду на засіданнях Ректорату, Вченій раді університету з питань організації освітньої діяльності.
• Розрахунок штатної чисельності НПП, корегування та підготовка відповідних проектів наказів.
• Організація та контроль підготовки до початку та завершення навчального року (семестру) факультетів та кафедр, інших підрозділів, що забезпечують освітній процес.
• Заповнення академічних довідок та їх видача за запитами окремих осіб, підприємств, організацій та установ.
• Організація і формування замовлень на виготовлення студентських квитків за результатами прийому до університету, у зв’язку із втратою, пошкодженням, зміною прізвища, з помилкою в персональних даних тощо.
• Координація раціонального використання навчальних приміщень.

Interaction of the Academic Department with the University's structural units

The Academic Department, in relation to its functional competencies and for the purpose of successfully fulfilling its assigned tasks, interacts with:

• deans' offices and departments – on issues of organizing the educational process, pedagogical workload of scientific and pedagogical staff, composition of examination commissions, and monitoring the quality of higher education;
• methodological and organizational department – regarding the analysis of the state of provision with necessary educational and methodological resources for organizing the educational process;
• information and computing center – publishing information on the University's official website regarding the organization and provision of the educational process at the University, as well as the use of the automated management system for higher education institutions in the educational process;
• editorial and publishing laboratory of the information and computing center of CSTU – on issues of higher education documents, record books, etc.;
• head of the educational and methodological laboratory of distance learning of CSTU (Moodle) and library staff – regarding ensuring the availability of necessary resources for organizing the educational process, including students' independent work;
• admissions committee, postgraduate and doctoral studies department, deans' offices, department of student enrollment accounting and statistics – on issues of the higher education student body;
• administrative and economic department – on issues of the University's classroom fund;
• accreditation and licensing center, center for training specialists from foreign countries, center for correspondence and distance education, center for educational work, department of student enrollment accounting and statistics,
• center for inclusive education, international relations department, and other University services – on issues falling within the competence of the specified structural units.

Взаємодія навчального відділу з структурними підрозділами університету

Навчальний відділ, відносно своїх функціональних компетенцій та з метою успішного виконання покладених на нього завдань, взаємодіє з:

• деканатами та кафедрами – з питань організації освітнього процесу, питань педагогічного навантаження науково-педагогічних працівників, складу екзаменаційних комісій, моніторингу якості вищої освіти;
• методично-організаційним відділом – стосовно аналізу стану забезпечення необхідними навчально-методичними ресурсами для організації освітнього процесу;
• інформаційно-обчислювальним центром – оприлюднення на офіційному веб-сайті Університету інформації стосовно організації та забезпечення освітнього процесу в Університеті, а також використання АСУ ЗВО в навчальному процесі;
• редакційно-видавничою лабораторією інформаційно-обчислювального центру ЦНТУ – з питань документів про вищу освіту, залікових книжок тощо;
• керівником навчально-методичної лабораторії дистанційного навчання ЦНТУ (Moodle) та працівниками бібліотеки – стосовно забезпечення наявності необхідних ресурсів для організації освітнього процесу у тому числі самостійної роботи студентів;
• приймальною комісією, відділом аспірантури та докторантури, деканатами, відділом обліку контингенту здобувачів освіти та статистики – з питань контингенту здобувачів вищої освіти;
• адміністративно-господарською частиною – з питань аудиторного фонду Університету;
• центром акредитації та ліцензування, центром підготовки фахівців із зарубіжних країн, центром заочної та дистанційної освіти, центром виховної роботи, відділом обліку контингенту здобувачів освіти та статистики,
• центром інклюзивної освіти, відділом міжнародних зв’язків та іншими службами Університету – з питань, що входять до компетенції зазначених структурних підрозділів.